Importer un fichier de prospection CSV ou Excel dans un CRM sans doublons

Un import réussi ne se résume pas à obtenir un message « terminé ». Il faut retrouver les bonnes entreprises, préserver les informations déjà qualifiées et éviter de réactiver les contacts exclus. Voici une procédure de préparation applicable à un fichier de prospection, à adapter aux règles de votre CRM.

1. Conserver une copie intacte du fichier reçu

Archivez la version originale, la référence du fichier, sa date de préparation et son périmètre. Travaillez sur une copie réservée à l’import. Si vous modifiez des colonnes ou retirez des lignes, conservez un court journal de ces opérations : vous pourrez expliquer un écart avec le nombre de lignes annoncé au départ.

CSV et XLSX sont des formats, pas des garanties de qualité. Un export CSV demande de vérifier le séparateur et l’encodage dans l’assistant d’import. Un classeur Excel facilite la lecture, mais les cellules peuvent avoir été converties automatiquement. Examinez les accents, les identifiants et les premières lignes avant de continuer.

2. Définir ce qu’une ligne doit créer

Une ligne par entreprise ne doit pas devenir automatiquement une personne dans votre CRM. Séparez la fiche société du contact professionnel lorsqu’il existe. Une adresse générique telle que contact@ ne prouve pas l’identité d’un interlocuteur. Ne fabriquez pas un prénom ou un poste pour remplir un champ obligatoire.

Décidez également si vous voulez uniquement créer les entreprises absentes ou mettre à jour des fiches existantes. Ces deux opérations n’ont pas les mêmes risques. Un champ vide dans le fichier ne doit pas effacer une information commerciale utile par accident.

3. Préparer un tableau de correspondance

Les intitulés exacts varient selon le fichier et votre outil. Dans la documentation HubSpot, les imports acceptent notamment CSV et Excel, avec une ligne d’en-têtes ; des limites dépendent de l’offre utilisée. Vérifiez les exigences de votre compte au lieu de supposer que tout classeur est importable tel quel.

4. Choisir la bonne clé de rapprochement

Le SIREN sert au niveau entreprise ; le SIRET sert au niveau établissement. Le guide des identifiants détaille cette distinction. Pour une entreprise déjà présente, utilisez l’identifiant reconnu par votre CRM ou une propriété unique adaptée, si votre configuration le permet.

HubSpot documente les identifiants utilisables pour créer ou mettre à jour ses fiches. Le comportement dépend de l’objet et du mode d’import. Ne supposez pas qu’un domaine web ou une adresse email distingue toujours deux sociétés : des structures différentes peuvent partager un site ou une boîte.

5. Appliquer les exclusions avant l’import

Rapprochez le fichier de vos oppositions, clients, dossiers ouverts et contacts hors cible. Décidez quelles catégories doivent être exclues entièrement et lesquelles doivent seulement être écartées d’une campagne. Conservez les exclusions dans votre outil de référence pour qu’un prochain lot ne les réactive pas.

La CNIL rappelle les obligations d’information et d’opposition en prospection professionnelle. Importer une adresse ne prouve pas le consentement et ne justifie pas de cocher automatiquement un statut d’abonnement marketing.

6. Tester un petit lot représentatif

Choisissez quelques lignes couvrant les cas réels : entreprise nouvelle, entreprise existante, email partagé, téléphone absent, code postal commençant par zéro. Faites ce test dans un espace de test lorsqu’il existe, ou dans un lot clairement identifiable sans déclencher de campagne.

Vérifiez les champs créés, les associations entreprise/contact et les informations mises à jour. Désactivez les déclenchements commerciaux automatiques pour ce lot selon les possibilités de votre CRM. Le test doit vérifier l’import, pas envoyer accidentellement un message aux prospects.

7. Réconcilier les chiffres et garder une trace

Après import, comparez les lignes préparées, rejetées, créées et mises à jour, en tenant compte de la façon dont votre CRM compte les associations. Traitez les erreurs avant de relancer : réimporter tout le fichier sans clé fiable peut créer de nouveaux doublons. Conservez le rapport d’import et les corrections effectuées.

Exemple fictif. Sur 200 lignes préparées, votre outil peut créer 150 sociétés, en mettre 40 à jour et rejeter 10 lignes. La suite consiste à examiner ces 10 rejets, pas à annoncer 200 nouveaux prospects. Ces nombres illustrent une méthode de contrôle, pas un résultat observé chez un client.

Les fichiers à l’unité de fichierb2b.fr sont livrés en CSV et XLSX. Leur fiche explique le niveau de ligne et les champs disponibles. Consultez également la méthode de préparation : les contrôles du fichier ne remplacent pas vos règles d’import, de qualification et de campagne.

Guide publié par fichierb2b.fr. Pour comprendre les chiffres et les contrôles, consultez notre méthode de préparation.